Office Manager

Ben jij een multitasker die graag collega's en bezoekers ontzorgt?Voor onze bruisende campus in Gent zijn wij op zoek naar een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met einde april.Als Office Manager word jij het centrale aanspreekpunt van onze campus. Je staat paraat wanneer collega's, leveranciers, partners of bezoekers je nodig hebben. Als gastheer of gastvrouw tover je bij iedereen een glimlach op het gezicht. Kortom: jij bent de onmisbare schakel in ons team.Je werkt op onze locatie in Gent, waar je dagelijks samenwerkt met ruim 100 collega's. Daarnaast onderhoud je nauw contact met je Office & HR collega's van de andere Belgische campussen van iO.Wat ga je doen?Het zwaartepunt van jouw rol ligt bij de bemanning van het onthaal. Je bent dagelijks aanwezig van +- 8u30 tot 17u, en bent bereid om sporadisch vroeger te starten of langer te blijven bij klantenevents.Jouw belangrijkste taken:Front Desk: Je verwelkomt bezoekers hartelijk, beantwoordt telefoongesprekken professioneel en verwerkt post en pakkettenFacility Management: Je onderhoudt contact met vastgoedbeheer, plant reparaties en organiseert brandevacuatieoefeningenInkoop & Administratie: Je beheert kantooraankopen, cadeaus voor medewerkers, teambuilding budget en volgt facturen opEvent Ondersteuning: Je ondersteunt bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatieWagenpark Beheer: Je beheert het wagenpark, voert controles uit op voertuigen en ondersteunt de Fleet ManagerManagement Ondersteuning: Je ondersteunt bij agendabeheer, vergaderorganisatie en verwerking van e-mailsHR Ondersteuning: Je geeft rondleidingen aan nieuwe medewerkers, helpt bij offboardings met materiaalinzameling en behandelt mobiele abonnementen